🚩 Внимание! Просим Вас обращать внимание на дату выхода публикации, в связи с изменениями в законодательстве представленный материал может утратить актуальность частично или полностью в более поздние даты.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов.
В 2023 году вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", которые ввели новые правила работы с электронными документами.
Работники подписывают документы с помощью сертификата электронной подписи физического лица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.
Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем.
И с 1 сентября 2024 года МЧД стала обязательной.
Как оформляется машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность оформляется в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (ч.1. ст.17.5 Закона об электронной подписи). Для выдачи машиночитаемой доверенности надо создать электронный документ по определенной форме. Формы доверенностей могут определяться и размещаться (ч.1. ст. 17.5 Закона об электронной подписи):
• на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем - для представления документов с использованием этих систем;
• Банком России на своем сайте - для оформления доверенностей, выдаваемых участниками финансового рынка.
• Федеральной нотариальной палатой на своем сайте - для доверенностей, удостоверенных нотариусами.
Электронную доверенность можно сформировать бесплатно в сервисе ФНС России
МД позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.
Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.
Требования к МЧД
Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858.
Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые доверенности нужно квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП (ст.17.2, ст. 17.3 Закона об электронной подписи).
Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный идентификационный номер — GUID.
МЧД должна содержать (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857):
• наименование и номер документа;
• дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
• сведения о доверителе и представителе;
• УКЭП, которой подписан документ;
• сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
• информацию о возможности передоверия;
• полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
Для генерального директора или иного лица, кто может работать и подписывать электронные документы без доверенности, в этом плане ничего не изменилось — в сертификате также, как и раньше, указывается от имени какой компании он действует и МЧД ему не нужна.
Классификатор полномочий
При формировании машиночитаемой доверенности полномочия сотрудника выбираются из единого справочника – классификатора полномочий.
Классификатор формирует и актуализирует Минцифры России, это же ведомство обеспечивает доступ к нему
Действие классификатора регулируется Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856.
В классификаторе каждое полномочие имеет свой идентификационный номер, наименование и дату ее включения в справочник. Это позволяет быстро определять полномочия сотрудника и корректно отображать их в МЧД.
Следует учитывать, что полномочия представителя с кодами, которые могут быть указаны в доверенности, предназначенной для осуществления взаимодействия с налоговыми органами, содержатся в Справочнике полномочий представителя налогоплательщика, размещенном на сайте ФНС России (Письмо ФНС России от 16.08.2023 N ЗГ-3-26/10692).
Кто подписывает МЧД?
Подписывается МЧД электронной подписью единоличного исполнительного органа (Генеральный Директор, ИП).
Если функции Генерального директора российского юридического лица выполняются другим российским юридическим лицом, то МЧД подписывается ЕИО уже этого российского юридического лица.
Где хранить МЧД?
Такая доверенность хранится в информационной системе. Это может быть система, в которой представитель подписал электронный документ и из которой его направил, или другая информационная система, например, (п.2. Организационно-технических требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 N 223):
• ЕСИА;
• федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов РФ;
• удостоверяющих центров, получивших аккредитацию;
• операторов электронного документооборота, требования к которым устанавливаются ФНС России.
Одной из допустимых информационных систем хранения машиночитаемой доверенности является "Единое блокчейн хранилище МЧД - распределенный реестр ФНС России" (Письмо Минцифры России от 02.05.2024 N П15-257362).
Хранится МЧД в специальном хранилище «Единое блокчейн хранилище МЧД – распределенный реестр ФНС России» - https://m4d.nalog.gov.ru/emchd
При направлении документа в налоговый орган или контрагенту следует указать, где хранится доверенность, а также ее идентификаторы для получения. Эту информацию можно поместить в сам документ или передать его отдельно.
Срок действия МЧД
Срок доверенности может быть любым - законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица. При этом указанный в доверенности срок действия не мешает при необходимости досрочно отозвать.
Если срок не указан, доверенность действует один год (ст. 186 ГК РФ).
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов.
В 2023 году вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", которые ввели новые правила работы с электронными документами.
Работники подписывают документы с помощью сертификата электронной подписи физического лица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.
Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем.
И с 1 сентября 2024 года МЧД стала обязательной.
Как оформляется машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность оформляется в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (ч.1. ст.17.5 Закона об электронной подписи). Для выдачи машиночитаемой доверенности надо создать электронный документ по определенной форме. Формы доверенностей могут определяться и размещаться (ч.1. ст. 17.5 Закона об электронной подписи):
• на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем - для представления документов с использованием этих систем;
• Банком России на своем сайте - для оформления доверенностей, выдаваемых участниками финансового рынка.
• Федеральной нотариальной палатой на своем сайте - для доверенностей, удостоверенных нотариусами.
Электронную доверенность можно сформировать бесплатно в сервисе ФНС России
МД позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.
Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.
Требования к МЧД
Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858.
Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые доверенности нужно квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП (ст.17.2, ст. 17.3 Закона об электронной подписи).
Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный идентификационный номер — GUID.
МЧД должна содержать (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857):
• наименование и номер документа;
• дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
• сведения о доверителе и представителе;
• УКЭП, которой подписан документ;
• сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
• информацию о возможности передоверия;
• полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
Для генерального директора или иного лица, кто может работать и подписывать электронные документы без доверенности, в этом плане ничего не изменилось — в сертификате также, как и раньше, указывается от имени какой компании он действует и МЧД ему не нужна.
Классификатор полномочий
При формировании машиночитаемой доверенности полномочия сотрудника выбираются из единого справочника – классификатора полномочий.
Классификатор формирует и актуализирует Минцифры России, это же ведомство обеспечивает доступ к нему
Действие классификатора регулируется Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856.
В классификаторе каждое полномочие имеет свой идентификационный номер, наименование и дату ее включения в справочник. Это позволяет быстро определять полномочия сотрудника и корректно отображать их в МЧД.
Следует учитывать, что полномочия представителя с кодами, которые могут быть указаны в доверенности, предназначенной для осуществления взаимодействия с налоговыми органами, содержатся в Справочнике полномочий представителя налогоплательщика, размещенном на сайте ФНС России (Письмо ФНС России от 16.08.2023 N ЗГ-3-26/10692).
Кто подписывает МЧД?
Подписывается МЧД электронной подписью единоличного исполнительного органа (Генеральный Директор, ИП).
Если функции Генерального директора российского юридического лица выполняются другим российским юридическим лицом, то МЧД подписывается ЕИО уже этого российского юридического лица.
Где хранить МЧД?
Такая доверенность хранится в информационной системе. Это может быть система, в которой представитель подписал электронный документ и из которой его направил, или другая информационная система, например, (п.2. Организационно-технических требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 N 223):
• ЕСИА;
• федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов РФ;
• удостоверяющих центров, получивших аккредитацию;
• операторов электронного документооборота, требования к которым устанавливаются ФНС России.
Одной из допустимых информационных систем хранения машиночитаемой доверенности является "Единое блокчейн хранилище МЧД - распределенный реестр ФНС России" (Письмо Минцифры России от 02.05.2024 N П15-257362).
Хранится МЧД в специальном хранилище «Единое блокчейн хранилище МЧД – распределенный реестр ФНС России» - https://m4d.nalog.gov.ru/emchd
При направлении документа в налоговый орган или контрагенту следует указать, где хранится доверенность, а также ее идентификаторы для получения. Эту информацию можно поместить в сам документ или передать его отдельно.
Срок действия МЧД
Срок доверенности может быть любым - законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица. При этом указанный в доверенности срок действия не мешает при необходимости досрочно отозвать.
Если срок не указан, доверенность действует один год (ст. 186 ГК РФ).
